Informationen sinnvoll verwalten

Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen. Ein dummer Spruch: Das ständige Suchen nach Informationen, Notizen und Briefen kostet viel zu viel Zeit. Zeit, die vor allem im Büro niemand hat. Aus diesem Grund kümmert sich die KnowHowDB darum, das eigene Chaos ein wenig zu ordnen.

Alles wird einfach auf der Festplatte gespeichert, der gerade verfasste Brief ebenso wie Notizen, Checklisten, Verträge, wichtige E-Mails, Sitzungsprotokolle, Rechnungen oder Links zu interessanten Homepage-Seiten. Technisch ist es auch absolut kein Problem, dem eigenen Computer immer neue Dateien zuzumuten: Auf den modernen Festplatten ist ausreichend Speicherplatz vorhanden, um Millionen normaler Gebrauchsdateien anzulegen. Zum Drama wird dieser Speicherwahn allerdings erst dann, wenn eine einmal abgelegte Information wieder neu auf den Bildschirm zu holen ist: Die Suche zieht sich immer mehr in die Länge und oft muss sie sogar ohne Ergebnis abgebrochen werden.

Besser ist es, seine gesammelten Informationen gleich der KnowHowDB anzuvertrauen. Dieser moderne Karteikasten erlaubt es, Texte aller Art zu erfassen und sie in einer gemeinsamen Datenbank zu speichern. Dabei werden die Texte direkt im Programmfenster erfasst oder aber über die Zwischenablage aus einer anderen Anwendung importiert. Mit den klassischen Werkzeugen einer Textverarbeitung kann der Benutzer seine Texte auch umfassend formatieren. Dabei ist es auch möglich, die Schriftart zu wechseln, die Farben zu ändern und mit Aufzählungen zu arbeiten.

Jedem Eintrag kann der Benutzer der KnowHowDB auch noch eine Notiz oder zusätzliche Schlüsselwörter zuweisen. Ebenso ist es möglich, einen Text mit mehreren Internet-Links zu ergänzen oder ihm bis zu vier Kategorien zuzuweisen. Kein Problem ist es, einem Datensatz als Anhang mehrere externe Dateien zuzuordnen. Dabei kann es sich etwa um Office-Dateien aus Word, Excel oder Powerpoint handeln. Ebenso gut lassen sich aber auch Musiken, Bilder oder Filme verknüpfen.

In der neuen Version 3.3 bietet der elektronische Karteikasten KnowHowDB auch eine hierarchisch sortierte Baumstruktur an, die stets auf der linken Fensterseite mit eingeblendet wird. Hier lässt sich ein Ordnungssystem aus Ober- und Unterkategorien anlegen, in die dann alle Karteikarten einsortiert werden.

Geht es darum, einen ganz bestimmten Text im Bestand wiederzufinden, so bietet die KnowHowDB auch eine Volltextsuche an. Möglich ist es außerdem, besonders wichtige Karteiblätter in eine interne Favoritenliste zu übernehmen, die in einer eigenen Fensterebene einzusehen ist.

Greifen mehrere Anwender auf die KnowHowDB zu, so macht sich die interne „Zensur“ bezahlt. Für jeden Benutzer und für jeden Datensatz ist es möglich, unterschiedliche Berechtigungen zu definieren. Wer möchte, gibt einen neuen Texteintrag demnach als „Vollzugriff“ frei oder gestattet Änderungen. Ebenso ist es aber auch kein Problem, einen Beitrag als „privat“ zu schützen und sich weitere Änderungen an einem Text zu verbitten. Vor allem im Business-Bereich ist dieses Werkzeug von großer Bedeutung. Passend dazu gibt es die KnowHowDB nicht nur in einer Einzelplatz-, sondern auch in einer Netzwerkversion für mehrere Benutzer.

In der neuen Version 3.3 hat sich vieles getan. Neben der bereits erwähnten Navigation mit Baumstruktur bietet das Programm auch eine Unterstützung von Drag and Drop an. Links lassen sich so mit der Maus ganz einfach aus dem Browser direkt in einen Datensatz ziehen. Bereits vorhandene Datensätze werden ebenfalls per Drag and Drop von einer Kategorie zur nächsten verschoben. Ein neues Design und die Möglichkeit, das Programm umfassend an die eigenen Wünsche anzupassen, müssen ebenfalls erwähnt werden.

Die KnowHowDB 3.3 setzt ein installiertes MS Framework 1.1 voraus. Das Programm lässt sich wahlweise mit Framework (23 MB) oder ohne Framework (1,5 MB) herunterladen. Das Programm liegt in einer Einzelplatz- und in einer Mehrplatz-Version vor. Die Einzelplatz-Version kostet 19 Euro (30 CHF), die Netzwerk-Version 49 Euro (75 CHF). In der Demo lassen sich 30 Einträge in der Datenbank vornehmen.

PC Praxis - Die Leser-Tool-Top 10

im Heft 03/05 - Auflage 400'000

Wissensdatenbank

Haben auch Sie einen Ordner auf ihrem Desktop, der "Diverses" oder ähnlich heißt und unzählige Word-Dokumente, Bilder, PDFs, Notizen und Kontakte enthält die man bestimmt irgendwann einmal braucht und daher besser nicht löscht? Das Problem: Im Laufe der Zeit sammelt sich in solchen Ordnern derart viel unterschiedliches Material an, dass man im Ernstfall gar nichts mehr findet. Dieses Problem löst das Programm KnowHowDB: Das Tool legt eine Informationsdatenbank an, in der Sie Notizen, Mails, Bilder und anderes Material einfügen, nach Kategorien sortieren und komfortabel verwalten können. Nach dem ersten Start sollten Sie zunächst unter "Ansicht" die beiden Punkte "Kategorien anzeigen" und "Links anzeigen" aktivieren, um eine komplette Darstellung der Benutzeroberfläche zu erreichen. Anschließend legen Sie einen neuen Eintrag an. Textmaterial können Sie im rechten Fenster wahlweise direkt eintippen oder per "Copy & Paste" aus einer beliebigen Quelle kopieren. Dazugehörige Bilder, Dokumente oder Dateien fügen Sie über einen entsprechenden Eintrag im "Links"-Menü hinzu. Abschließend müssen Sie noch eine Kategorie definieren, unter der der Eintrag abgespeichert werden soll. Hierzu Klicken Sie auf "Kategorien/Verwalten" in der oberen Befehlsleiste und legen das gewünschte Themengebiet an. Die verschiedenen Kategorien werden im "Suchen"-Fenster auf der linken Seite dargestellt. Hier können Sie bei einer zu großen Anzahl von Einträgen auf Wunsch auch eine Volltextsuche starten.

• Info: www.knowhowdb. com
• Preis: Shareware, 19 Euro
• Betriebssysteme: Win9x/2000/XP

WINdorado

Pressemeldung im Heft 02/05 - Auflage 40'000

KnowHowDB ist eine Datenbank, in der Artikel, Notizen, Protokolle, Tipps & Tricks und weitere Informationen jeglicher Art, strukturiert abgelegt und später mit einer «Google ähnlichen» Suchfunktion schnell wieder gefunden werden. Mit der integrierten Textverarbeitung lässt sich der eingetippte oder aus der Zwischenablage eingefügte Text formatieren. Alle Daten sind zentral und platzsparend in einer Datenbank gespeichert. Bestehende Dateien, wie Word-Dokumente, Bilder, MP3 Songs usw. oder Webseiten können verlinkt und einfach per Knopfdruck in der entsprechenden Software geöffnet werden. Alle Information können in ein HTML File exportiert und auf beliebigen Betriebssystemen, unterwegs auf einem Handheld oder sogar auf Computer bei welchen die Installation von KnowHowDB fehlt, betrachtet werden. Die einfach zu bedienende Oberfläche setzt keine speziellen Kenntnisse voraus. Dank der Netzwerkfähigkeit lassen sich die Informationen auch im Team optimal nutzen.

• Preis: 19,00 Euro
• Anbieter: Ivan Huber
• Homepage: http://www.knowhowdb.com/

WINdorado

Pressemeldung im Heft 01/05 - Auflage 40'000

KnowHowDB 1.5

Texte archivieren Es macht wenig Sinn, all seine Briefe und Notizen in einzelnen Worddateien auf der Festplatte abzulegen. Erfahrungsgemäß findet man sie im Ernstfall doch nicht wieder. Die KnowHowDB übernimmt die Texte in eine interne Datenbank - mit großem Erfolg. Die KnowHowDB ist sehr einfach zu bedienen - und macht sich auf dem eigenen Rechner schon bald unentbehrlich. Das Programm ist dazu in der Lage, alle wichtigen Briefe und Notizen in ihrer jeweiligen Formatierung in einer Datenbank abzulegen. Das bedeutet, dass der Anwender an Stelle von vielen Dutzend Dateien nur noch eine einzelne auf der Festplatte ablegen muss. So besteht schon einmal nicht mehr die Gefahr, dass einzelne Dateien verloren gehen oder in der Masse der Dateien nicht mehr aufzuspüren sind.

Im Programmfenster sind neue Texte schnell erfasst. Passend zu jedem Dokument legt der Anwender zunächst einmal einen Titel an, der später ständig sichtbar in der linken Fensterseite eingeblendet wird. Ein zweites Feld nimmt den eigentlichen Text entgegen, der am besten gleich über die Zwischenablage importiert wird. Die interne Mini-Textverarbeitung erlaubt es dabei sogar, die Texte noch einmal zu verändern. Passend zu jedem einzelnen Dokument lassen sich auch noch Links zu Web-Seiten, zu Dateien und zu Bildern knüpfen. So bald alle Fakten beisammen sind, wird der neue Datensatz per Buttondruck gespeichert.

Wird ein Text wieder einmal benötigt, so reicht es aus, auf den entsprechenden Titel in der Liste zu klicken, um das Schreiben neu auf den Schirm zu holen. Es lässt sich dann problemlos markieren und über die Zwischenablage in die richtige Textverarbeitung übernehmen - und hier ausdrucken. Wer so viele Texte in die KnowHowDB übernommen hat, dass er einzelne Texte nicht mehr auf Anhieb in der Titeltabelle wieder findet, kann auch die interne Volltextsuche bemühen, die in allen erfassten Dokumenten nach einem vorgegebenen Stichwort sucht.

Die Vollversion KnowhowDB 1.5 ist nicht eingeschränkt. Inzwischen ist allerdings für Euro 19.- die Nachfolgeversion 2.31 erschienen, die auf .NET Framework Technik baut und viele Neuerungen anbietet. So ist es in der 2.31 möglich, die Texte direkt auszudrucken, sie per E-Mail zu versenden oder sie in eine Textdatei zu exportieren. Außerdem kann der Anwender mit Unterkategorien Arbeiten.

• System: Ab Windows-98
• Autor: sin24 Internet: http://www.knowhowdb.com/
• Sprache: Deutsch