Smartphones und Tablets im Vormarsch

Das Wissen der Mitarbeitenden und der freie Zugriff darauf ist für jedes innovative Unternehmen essenziell. Wer dieses Wissen stets parat hat, steigert die Produktivität und senkt die Kosten.

(Initiative Mittelstand) Jeden Tag suchen Mitarbeiter verschiedene Informationen, um ihre täglichen Arbeiten verrichten zu können. Die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen ist meist zeitraubend und mühsam. Die gesuchte Information könnte überall sein, im E-Mail-System, in einem Word-Dokument auf dem Dateiserver, auf einem Blatt Papier in einem Ordner als handschriftliche Notiz, im Intranet, in einer Datei auf dem lokalen PC – oder im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters, der gerade in den Ferien ist.

«Suchen unsere Mitarbeiter nur 5 Minuten am Tag, kostet uns das bei 20 Mitarbeitern und einem Stundensatz von 80 Euro über 28'000 Euro pro Jahr», rechnet Daniel Hirschi, Mitglied der Geschäftsleitung der BSR Automation AG, vor. Das Schweizer Unternehmen aus Kriens bei Luzern, dessen Kernkompetenzen in den Industriesteuerungen, der Antriebstechnik und der technischen Informatik liegen, hat sich aus diesem Grund zur Einführung des Wissensmanagementsystems KnowHowDB der Firma Incite GmbH entschlossen. Damit die Mitarbeiter das Wissen auch unterwegs nutzen können, ist jetzt eine Applikation für Smartphones und Tablets erhältlich.



http://www.imittelstand.de/themen/topthema_100471.html

Die Nadel im Heuhaufen

Das Wissen der Mitarbeitenden – und der freie Zugriff darauf – ist für jedes innovative Unternehmen essenziell. Wer dieses Wissen stets parat hat, steigert die Produktivität und senkt die Kosten.

Jeden Tag suchen Mitarbeiter verschiedene Informationen, um ihre täglichen Arbeiten verrichten zu können. Die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen ist meist zeitraubend und mühsam. So richtig kompliziert wird die Suche, wenn man keine Ahnung hat, in welchem Heuhaufen sich die Nadel befindet. Die gesuchte Information könnte überall sein, im E-Mail-System, in einem Word-Dokument auf dem Dateiserver, auf einem Blatt Papier in einem Ordner als handschriftliche Notiz, im Intranet, in einer Datei auf dem lokalen PC – oder im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters, der gerade in den Ferien ist.
Hinzu kommt, dass die Suche in den unterschiedlichen Systemen auch unterschiedlich gehandhabt werden muss. «Suchen unsere Mitarbeiter nur 5 Minuten am Tag, kostet uns das bei 20 Mitarbeitern und einem Stundensatz von 100 Franken über 35000 Franken pro Jahr», rechnet Daniel Hirschi, Mitglied der Geschäftsleitung der BSR Automation AG, vor. Das Schweizer Unternehmen aus Kriens bei Luzern, dessen Kernkompetenzen in den Industriesteuerungen, der Antriebstechnik und der technischen Informatik liegen, hat sich aus diesem Grund zur Einführung eines Wissensmanagementsystems entschlossen.

Mögliche Lösungsansätze

Lösungsansätze gibt es in diesem Bereich zwar reichlich, ein für KMU passendes System zu finden, war da schon schwieriger. Umfangreiche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) überfordern die Anwender oft mit ihrer Funktionsvielfalt, der Komplexität der Einführung und letztlich auch mit den Kosten. Wiki-Lösungen zwingen den Mitarbeitern eine ungewohnte Umgebung auf, auch sind die Editoren entsprechend umständlich in der Bedienung. Da es sich dabei meist um Open-Source-Projekte handelt, fehlt zudem oft die besonders für KMU notwendige, verlässliche Unterstützung durch einen Hersteller. Um Informationen in einem Intranet zu veröffentlichen, führt der Weg meistens über einen Administrator, was die Aktualität der Daten behindert. Bleibt schliesslich noch Microsoft SharePoint, um die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bekommen. Das Unternehmen setzt zwar bereits ein Quality-Management- System auf SharePoint-Basis ein, doch habe «ein aktiver Know-how-Pool, der alle Mitarbeiter aktiv mitwirken lässt, andere Anforderungen », wie Daniel Hirschi erklärt.

Einfache Lösung gefragt

Die Firmenleitung hat sich deshalb für eine eigene Wissensdatenbank entschieden. Die Wahl fiel dabei auf «KnowHowDB» von Incite. Die Lösung sei mit allen wichtigen Funktionen ausgestattet, einfach in der Bedienung und weise ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis auf, so die Begründung. Da die Applikation in allen gängigen Browsern läuft, erspart sich die IT der BSR Automation damit die Installation auf allen Arbeitsstationen. Die Webanwendung kann direkt aus dem Browser gestartet werden und weist anschliessend alle Vorteile einer Desktop-Anwendung auf. Angehängte Dateien, beispielsweise Microsoft-Word-Dokumente, lassen sich per Doppelklick öffnen und sofort bearbeiten. Nach Fertigstellung wird das Dokument per Mausklick wieder «eingecheckt». Diese und andere Funktionen haben dem Hersteller auf der CeBIT 2011 auch den Innovationspreis-IT in der Kategorie «Beste Schweizer Software» eingebracht.

Integriertes System

Der Zugang zur KnowHowDB ist im Qualitäts- Management-System verlinkt. Die Struktur der hinterlegten Informationen kann zwar passend zum Unternehmen eingerichtet werden. Trotzdem wird diese Ablagestruktur in der Praxis nur bedingt genutzt. Denn um Informationen wiederzufinden, führt der Weg meist über die schlagkräftige Suchfunktion. «Das Rumklicken in Verzeichnissen gehört der Vergangenheit an. Wikipedia, Windows 7, SharePoint, Google – alles läuft über die Suchfunktion, auch die KnowHowDB», führt Hirschi aus.
Die Inhalte in der Know-how-Datenbank sind inzwischen so mannigfaltig wie das Arbeitsgebiet der BSR Automation. Zu fast jedem Thema finden sich Tipps und Tricks. Viele Informationen liegen auch als Checklisten vor oder erklären – mit Bildern und Links ergänzt – die beste Vorgehensweise für bestimmte Aufgaben. Daneben gibt es aber auch persönliche Ordner oder Einträge, die etwa Zugangsdaten und Links enthalten. Selbst eine einfache To-Do-Liste lässt sich im System umsetzen.
Die meisten Inhalte betreffen allerdings Wissen, das längerfristig bewahrt werden soll. Hier legen zum Beispiel die Software-Entwickler ihre Code-Fragmente oder Algorithmen ab, oder Systemadministratoren publizieren Informationen zu den von ihnen betreuten Systemen.

Individuelle Nachbesserungen

Bis alles optimal eingerichtet war, musste allerdings auch etwas Zeit investiert werden. Anfänglich wurden die Mitarbeiter noch manuell erfasst und einer Gruppe zugewiesen. Neben Namen und E-Mail-Adressen mussten auch die Passwörter gesetzt und gepflegt werden. Der Wunsch, eine Schnittstelle für die Integration an das Active Directory zu schaffen, um diesen Prozess zu automatisieren, wurde inzwischen vom Hersteller umgesetzt. Diese und andere Erfahrungen aus der Praxis fliessen so in die Produktentwicklung zurück. Bei der BSR Automation müssen zum Beispiel oft Bilder aus dem Internet, aus PDFs oder anderen Quellen kopiert und aus der Zwischenablage eingefügt werden – auch dafür fehlte eine Funktion. In der aktuellen Version gibt es – neben anderen Verbesserungen – jetzt auch diese Funktion.

Computerworld 19.10.2011

Aus Wissen Kapital schlagen

Wer kennt das Problem nicht? Man sitzt vor dem Rechner und sucht ein wichtiges Dokument. Die Projektdaten liegen an einem Ort, die Abteilungsdaten woanders, aber wo genau ist jetzt das Protokoll des Meetings? Kein Wunder, dass Mitarbeiter wenig Sinn darin sehen, ihr Know-how zu digitalisieren. Mit anderen Worten: Informationen werden nicht nur nicht gefunden, sondern gar nicht erst abgelegt.

Zu Leibe rückt man dieser Problematik nun mit Software. Unter der Bezeichnung Wissensmanagement ringen verschiedene Lösungen um die Gunst der geplagten Unternehmen. Einer der Anbieter ist die Firma Incite aus Sins. Im Gegensatz zu gängigen Wiki-basierten Systemen setzt das Unternehmen auf eine an Microsoft Office angelehnte Optik. «Mit KnowhowDB wollen wir, dass die Nutzer sich ohne grosses Umlernen sofort im Programm zurecht finden können», erklärt Incites-CEO Ivan Huber. Gemeint ist die Usability. Auf diese Weise soll die psychologische Barriere der Mitarbeiter überwunden werden, das System überhaupt zu gebrauchen. Die Software erweitert die Funktionalität bekannter Microsoft- Produkte aber in zentralen Bereichen.

So können Textdokumente direkt im Programmeditor geöffnet und weiterverarbeitet werden. Das System erstellt auch gleich eine Versionierung. Das heisst, jede Änderung im Dokument wird separat gespeichert und frühere Versionen stehen immer bereit. Die integrierte Volltext Suchfunktion basiert auf dem Open-Source- Projekt «Lucene»: Laut Incite ist sie präziser und schneller als in Windows. Dazu kommt eine eingebaute Fuzzylogic, die Ähnlichkeiten beim Suchen berücksichtigt. Gibt man den Namen Meier ein, werden auch die Meiers mit ai, ay und ey angezeigt. Das System stuft die Dokumente auf einer Wahrscheinlichkeitsskala ein. Ganz zeitgemäss ist KnowHowDB als Browser-basierte SaaS-Lösung zu haben, kann aber auch auf den Servern der eigenen Firma laufen.

Ein weiterer Trick des Systems liegt in der «Out of Browser»-Funktionalität. Diese erlaubt den Start der Lösung auf dem Desktop. Auf technischer Ebene ist sie so näher am Betriebssystem. Änderungen an angehängten Dateien werden so gleich ins System übertragen. Gleiches gilt für Bilder aus der Zwischenablage. Dies im Gegensatz zu Programmen, bei denen Änderungen nur über den Weg «Herunterladen, Ändern, Hochladen» vorgenommen werden können. Das Unternehmen sieht sich hier als Innovator. Wohl mit ein Grund dafür, dass das Produkt an der Cebit 2011 den Innovationspreis-IT in der Kategorie «Beste Schweizer Software» gewann.

Obwohl die Software schon seit 2003 am Markt ist, basiert die neueste Entwicklung seit 2009 auf völlig überarbeitetem Code. Die Desktop-Version wurde gegen die Browsergestützte ausgetauscht, und zwar im Rahmen eines KTI-Projekts. Zusammen mit der Hochschule Luzern wurde während eines Jahres eine neue Version geschaffen. Seit Anfang September 2011 bietet die Software auch eine Einbindung in Microsofts Active Directory. Somit kann die Benutzerverwaltung aus schon existierenden Systemen direkt übernommen werden.


VON CHRISTIAN WALTER, SWISS MADE SOFTWARE

Erfolgreiche Tage an der Aiciti-Messe in Zürich

Die Firma Incite GmbH präsentierte an der Schweizer IT-Messe Aiciti in Zürich, vom 10. bis 12. Mai 2011, die neue Version der Wissensmanagement-Lösung KnowHowDBweb. Vorallem die neuen Funktionen wie das integrierte „Dokumenten Management System" (DMS) und das Abonnieren von Dokumenten löste grosses Interesse aus.

Produkt KnowHowDBweb gewinnt Auszeichnung auf der CeBIT 2011

Die Initiative Mittelstand hat am 03.03.11 auf der CeBIT den INNOVATIONSPREIS-IT 2011 verliehen. Vor hunderten Gästen aus Politik, Wirtschaft und ITK-Branche wurden auf dem Messestand von DELL die besten IT-Innovationen des Jahres 2011 für den Mittelstand ausgezeichnet.

Die 100-köpfige Fach-Jury aus Professoren, Wissenschaftlern, Branchen- und IT-Experten sowie Fachjournalisten bewertete alle eingereichten Produkte nach den Kriterien Innovationsgehalt, Praxisrelevanz und Eignung für den Mittelstand.

Die Web-Lösung KnowHowDBweb hat die Jury besonders überzeugt und gehört damit zur Spitzengruppe aus 2000 eingereichten Bewerbungen. KnowHowDBweb wurde in der Kategorie "Beste Software der Schweiz" ausgezeichnet.

Wissen verhilft zum Erfolg

Lösung für strategisches Wissensmanagement

Jeder kennt die Situation: Es wird eine Email gesucht, ein bestimmtes Projekt gebraucht oder die Kollegin, die sich damit am besten auskennt. Ob Sie in der Industrie arbeiten oder eine Dienstleistung erbringen, wir alle sammeln und erstellen Informationen. Im normalen Tagesgeschäft gehen Innovationen und kreative Ideen schnell verloren. Dieses Wissen gemeinsam nutzen, austauschen und organisieren können wir kaum. Viele Systeme sind so komplex, dass die Mitarbeiter nicht motiviert sind, diese zu nutzen. Mit der Wissensmanagement Software KnowHowDB steigern Anwender die Effizienz Ihrer Mitarbeiter, sie speichern Ihr Wissen gezielt an einem zentralen Ort und sichern somit das höchste Gut eines Unternehmens: Das eigene Know-how. Erhöhen Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit, schaffen Sie Transparenz und suchen Sie nie wieder.
 
Brennpunkt Mittelstand KW 8/1 - Ausgabe 7214 (KW 08) und im Web.

Prämiertes Wissensmanagement jetzt auch fürs Web

Ein strategisches Wissensmanagement steigert die Produktivität, senkt die Kosten und ist heutzutage ein wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Ein Grund, warum die Schweizer Software-Hersteller Incite seit sieben Jahren eine effektive Wissensmanagement-Software zur Verfügung stellt, um den Workflow effektiv zu unterstützen. Ab sofort gibt es die auf der CeBIT 2010 prämierte Client-basierte Version auch als Web-Lösung: KnowHowDBweb.



Wissen effizient und einfach
verwalten - mit KnowHowDBweb.

(venturelab.ch) «Das Geheimnis der Kunst liegt darin, dass man nicht sucht, sondern findet.» So sagte damals schon Pablo Picasso. Und während unsereins mit dem Verlegen des Geldbeutels schon genügen Probleme habe, so stellt uns der Umgang mit der Informationsflut im Unternehmen tagtäglich vor neuen Herausforderungen. Das durch die Kommission für Technologie und Innovation KTI unterstützte Unternehmen Incite bringt nun seine Wissensmanagement- Lösung auch ins Internet. KnowHowDBweb ist eine 100% serviceorientierte Web-Lösung und kann in allen gängigen Browser, Windows oder Mac, ohne Installation gestartet werden. Interessierte Firmen können das System einmalig erwerben oder auch monatlich mieten. Die Miet-Lizenz beinhaltet Wartung, Updates und Backups.

Das höchste Gut jedes Unternehmens – das Wissen der Mitarbeiter
Jeder kennt die Situation: Es wird eine E-Mail gesucht, ein bestimmtes Projekt gebraucht oder die Kollegin, die sich damit am besten auskennt. Durch den schnellen Zugriff auf Wissensressourcen sind Mitarbeiter zufriedener und Unternehmen leistungsfähiger – egal in welcher Branche. Doch im normalen Tagesgeschäft gehen Innovationen und kreative Ideen schnell verloren. Wissen gemeinsam zu nutzen, auszutauschen oder einfach zu organisieren fällt immer noch schwer. Denn die meisten Systeme sind immer noch so komplex, dass die Mitarbeiter nicht motiviert sind, diese zu nutzen. KnowHowDBweb ist dagegen in der Bedienbarkeit und Geschwindigkeit revolutionär und hat ein zukunftsorientiertes Sicherheitskonzept. Der Lohn – der Innovationspreis an der CeBIT in Hannover im letzten Jahr.

Neueste Technik und Sicherheitskonzept dank der Hochschule Luzern
KnowHowDBweb wurde zusammen mit der Hochschule Luzern konzipiert und entwickelt. «Entstanden ist eine Applikation auf dem neuesten Stand der Technik», sagt Ivan Huber, Geschäftsführer der Incite GmbH. «Wir haben Wert darauf gelegt, dass die Software einfach und flexibel ist und Ansprüche aus verschiedensten Branchen abdeckt. Getreu unserem Leitwort ‚Digital Organisiert‘ ist firmeninternes Wissen nun mit einem beliebigen Browser von jedem Ort möglich. Eine perfekte Ergänzung zu unserem Produkt KnowHowDB, das schon seit acht Jahren erfolgreich im Markt besteht.» Einen schnellen und präzisen Wissensaufbau und –transfer garantiert KnowHowDBweb durch die Verwendung der Silverlight Technologie von Microsoft. Für die Suche der zentral in einer Datenbank gespeicherten Informationen kommt die leistungsstarke Volltext-Suchmaschine Lucene zum Einsatz, welche auch bei Wikipedia verwendet wird. Dokumente und Ordner werden wie im Windows Explorer in einer Baumstruktur dargestellt. Sie können mit einem Microsoft Word ähnlichen Text-Editor nach Belieben erstellt, gelöscht, ergänzt oder per Drag & Drop verschoben werden.

Auch im Startup-Park auf der aiciti dabei
Incite ist nur eines der der innovativen Unternehmen und Startups, die sich bereits ihren schlüsselfertigen Messestand des IFJ Startup-Parks für die aiciti 2011 gesichert haben. Hier werden Ressourcen gemeinsam genutzt, dafür aber nur ein kleiner Bruchteil der üblichen Ausstellungskosten bezahlt. Des Weiteren hat man sich auch die Unterstützung der KTI gesichert: Die Kommission für Technologie und Innovation hat die Web-Edition als innovative Idee beurteilt. Die KTI fördert seit über 60 Jahren den Wissens- und Technologietransfer zwischen Unternehmen und Hochschulen und verknüpft Partner aus beiden Bereichen in Projekten anwendungsorientierter Forschung und Entwicklung. Ausschlaggebend für die Förderung sind der innovative Gehalt und die Aussicht auf eine erfolgreiche Umsetzung im Markt.

Über die Incite GmbH
Die Firma Incite GmbH entwickelt und vertreibt seit 2003 die Wissensmanagement-Software KnowHowDB als Netzwerk Clientlösung. Die Standardsoftware wird stetig weiterentwickelt und hat am 04. März 2010 auf der CeBIT in Hannover den Innovationspreis-IT in der Kategorie Wissensmanagement erhalten und trägt das Label „Swiss Made Software“. Aufgrund der immer steigenden Anforderungen hat sich das Unternehmen für die Entwicklung einer Web-Edition entschieden. Für das Unternehmen haben sich auch bereits mehrere Kunden aus den unterschiedlichsten Bereichen entschieden, u.a. Volkswagen, Extenso oder die Komax Holding.

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