Die Nadel im Heuhaufen

Das Wissen der Mitarbeitenden – und der freie Zugriff darauf – ist für jedes innovative Unternehmen essenziell. Wer dieses Wissen stets parat hat, steigert die Produktivität und senkt die Kosten.

Jeden Tag suchen Mitarbeiter verschiedene Informationen, um ihre täglichen Arbeiten verrichten zu können. Die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen ist meist zeitraubend und mühsam. So richtig kompliziert wird die Suche, wenn man keine Ahnung hat, in welchem Heuhaufen sich die Nadel befindet. Die gesuchte Information könnte überall sein, im E-Mail-System, in einem Word-Dokument auf dem Dateiserver, auf einem Blatt Papier in einem Ordner als handschriftliche Notiz, im Intranet, in einer Datei auf dem lokalen PC – oder im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters, der gerade in den Ferien ist.
Hinzu kommt, dass die Suche in den unterschiedlichen Systemen auch unterschiedlich gehandhabt werden muss. «Suchen unsere Mitarbeiter nur 5 Minuten am Tag, kostet uns das bei 20 Mitarbeitern und einem Stundensatz von 100 Franken über 35000 Franken pro Jahr», rechnet Daniel Hirschi, Mitglied der Geschäftsleitung der BSR Automation AG, vor. Das Schweizer Unternehmen aus Kriens bei Luzern, dessen Kernkompetenzen in den Industriesteuerungen, der Antriebstechnik und der technischen Informatik liegen, hat sich aus diesem Grund zur Einführung eines Wissensmanagementsystems entschlossen.

Mögliche Lösungsansätze

Lösungsansätze gibt es in diesem Bereich zwar reichlich, ein für KMU passendes System zu finden, war da schon schwieriger. Umfangreiche Dokumenten-Management-Systeme (DMS) überfordern die Anwender oft mit ihrer Funktionsvielfalt, der Komplexität der Einführung und letztlich auch mit den Kosten. Wiki-Lösungen zwingen den Mitarbeitern eine ungewohnte Umgebung auf, auch sind die Editoren entsprechend umständlich in der Bedienung. Da es sich dabei meist um Open-Source-Projekte handelt, fehlt zudem oft die besonders für KMU notwendige, verlässliche Unterstützung durch einen Hersteller. Um Informationen in einem Intranet zu veröffentlichen, führt der Weg meistens über einen Administrator, was die Aktualität der Daten behindert. Bleibt schliesslich noch Microsoft SharePoint, um die verschiedenen Anforderungen unter einen Hut zu bekommen. Das Unternehmen setzt zwar bereits ein Quality-Management- System auf SharePoint-Basis ein, doch habe «ein aktiver Know-how-Pool, der alle Mitarbeiter aktiv mitwirken lässt, andere Anforderungen », wie Daniel Hirschi erklärt.

Einfache Lösung gefragt

Die Firmenleitung hat sich deshalb für eine eigene Wissensdatenbank entschieden. Die Wahl fiel dabei auf «KnowHowDB» von Incite. Die Lösung sei mit allen wichtigen Funktionen ausgestattet, einfach in der Bedienung und weise ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis auf, so die Begründung. Da die Applikation in allen gängigen Browsern läuft, erspart sich die IT der BSR Automation damit die Installation auf allen Arbeitsstationen. Die Webanwendung kann direkt aus dem Browser gestartet werden und weist anschliessend alle Vorteile einer Desktop-Anwendung auf. Angehängte Dateien, beispielsweise Microsoft-Word-Dokumente, lassen sich per Doppelklick öffnen und sofort bearbeiten. Nach Fertigstellung wird das Dokument per Mausklick wieder «eingecheckt». Diese und andere Funktionen haben dem Hersteller auf der CeBIT 2011 auch den Innovationspreis-IT in der Kategorie «Beste Schweizer Software» eingebracht.

Integriertes System

Der Zugang zur KnowHowDB ist im Qualitäts- Management-System verlinkt. Die Struktur der hinterlegten Informationen kann zwar passend zum Unternehmen eingerichtet werden. Trotzdem wird diese Ablagestruktur in der Praxis nur bedingt genutzt. Denn um Informationen wiederzufinden, führt der Weg meist über die schlagkräftige Suchfunktion. «Das Rumklicken in Verzeichnissen gehört der Vergangenheit an. Wikipedia, Windows 7, SharePoint, Google – alles läuft über die Suchfunktion, auch die KnowHowDB», führt Hirschi aus.
Die Inhalte in der Know-how-Datenbank sind inzwischen so mannigfaltig wie das Arbeitsgebiet der BSR Automation. Zu fast jedem Thema finden sich Tipps und Tricks. Viele Informationen liegen auch als Checklisten vor oder erklären – mit Bildern und Links ergänzt – die beste Vorgehensweise für bestimmte Aufgaben. Daneben gibt es aber auch persönliche Ordner oder Einträge, die etwa Zugangsdaten und Links enthalten. Selbst eine einfache To-Do-Liste lässt sich im System umsetzen.
Die meisten Inhalte betreffen allerdings Wissen, das längerfristig bewahrt werden soll. Hier legen zum Beispiel die Software-Entwickler ihre Code-Fragmente oder Algorithmen ab, oder Systemadministratoren publizieren Informationen zu den von ihnen betreuten Systemen.

Individuelle Nachbesserungen

Bis alles optimal eingerichtet war, musste allerdings auch etwas Zeit investiert werden. Anfänglich wurden die Mitarbeiter noch manuell erfasst und einer Gruppe zugewiesen. Neben Namen und E-Mail-Adressen mussten auch die Passwörter gesetzt und gepflegt werden. Der Wunsch, eine Schnittstelle für die Integration an das Active Directory zu schaffen, um diesen Prozess zu automatisieren, wurde inzwischen vom Hersteller umgesetzt. Diese und andere Erfahrungen aus der Praxis fliessen so in die Produktentwicklung zurück. Bei der BSR Automation müssen zum Beispiel oft Bilder aus dem Internet, aus PDFs oder anderen Quellen kopiert und aus der Zwischenablage eingefügt werden – auch dafür fehlte eine Funktion. In der aktuellen Version gibt es – neben anderen Verbesserungen – jetzt auch diese Funktion.

Computerworld 19.10.2011

Aus Wissen Kapital schlagen

Wer kennt das Problem nicht? Man sitzt vor dem Rechner und sucht ein wichtiges Dokument. Die Projektdaten liegen an einem Ort, die Abteilungsdaten woanders, aber wo genau ist jetzt das Protokoll des Meetings? Kein Wunder, dass Mitarbeiter wenig Sinn darin sehen, ihr Know-how zu digitalisieren. Mit anderen Worten: Informationen werden nicht nur nicht gefunden, sondern gar nicht erst abgelegt.

Zu Leibe rückt man dieser Problematik nun mit Software. Unter der Bezeichnung Wissensmanagement ringen verschiedene Lösungen um die Gunst der geplagten Unternehmen. Einer der Anbieter ist die Firma Incite aus Sins. Im Gegensatz zu gängigen Wiki-basierten Systemen setzt das Unternehmen auf eine an Microsoft Office angelehnte Optik. «Mit KnowhowDB wollen wir, dass die Nutzer sich ohne grosses Umlernen sofort im Programm zurecht finden können», erklärt Incites-CEO Ivan Huber. Gemeint ist die Usability. Auf diese Weise soll die psychologische Barriere der Mitarbeiter überwunden werden, das System überhaupt zu gebrauchen. Die Software erweitert die Funktionalität bekannter Microsoft- Produkte aber in zentralen Bereichen.

So können Textdokumente direkt im Programmeditor geöffnet und weiterverarbeitet werden. Das System erstellt auch gleich eine Versionierung. Das heisst, jede Änderung im Dokument wird separat gespeichert und frühere Versionen stehen immer bereit. Die integrierte Volltext Suchfunktion basiert auf dem Open-Source- Projekt «Lucene»: Laut Incite ist sie präziser und schneller als in Windows. Dazu kommt eine eingebaute Fuzzylogic, die Ähnlichkeiten beim Suchen berücksichtigt. Gibt man den Namen Meier ein, werden auch die Meiers mit ai, ay und ey angezeigt. Das System stuft die Dokumente auf einer Wahrscheinlichkeitsskala ein. Ganz zeitgemäss ist KnowHowDB als Browser-basierte SaaS-Lösung zu haben, kann aber auch auf den Servern der eigenen Firma laufen.

Ein weiterer Trick des Systems liegt in der «Out of Browser»-Funktionalität. Diese erlaubt den Start der Lösung auf dem Desktop. Auf technischer Ebene ist sie so näher am Betriebssystem. Änderungen an angehängten Dateien werden so gleich ins System übertragen. Gleiches gilt für Bilder aus der Zwischenablage. Dies im Gegensatz zu Programmen, bei denen Änderungen nur über den Weg «Herunterladen, Ändern, Hochladen» vorgenommen werden können. Das Unternehmen sieht sich hier als Innovator. Wohl mit ein Grund dafür, dass das Produkt an der Cebit 2011 den Innovationspreis-IT in der Kategorie «Beste Schweizer Software» gewann.

Obwohl die Software schon seit 2003 am Markt ist, basiert die neueste Entwicklung seit 2009 auf völlig überarbeitetem Code. Die Desktop-Version wurde gegen die Browsergestützte ausgetauscht, und zwar im Rahmen eines KTI-Projekts. Zusammen mit der Hochschule Luzern wurde während eines Jahres eine neue Version geschaffen. Seit Anfang September 2011 bietet die Software auch eine Einbindung in Microsofts Active Directory. Somit kann die Benutzerverwaltung aus schon existierenden Systemen direkt übernommen werden.


VON CHRISTIAN WALTER, SWISS MADE SOFTWARE