Workflow

Mit dem Modul Workflow ist es möglich mit einem Prozess zu definieren, dass jegliche Dokumente und Dateien als Workflow von verschiedenen Personen geprüft und freigegeben werden können.

Möglichkeiten

• Beliebig viele Workflows definierbar.

• 2-Augen, 4-Augen oder x-Augen definierbar.

• Verschiedene Workflow Typen: Erstellungs-Workflow und Bearbeitungs-Workflow.

• Dokumente können über den Workflow an Gruppen gesendet werden. Ein Mitarbeiter aus dieser Gruppe kann die Aufgabe aus dem Workflow. akzeptieren und ist somit in seiner Bearbeitung.

• Aufgaben steuern den Ablauf und werden per E-Mail verschickt.

• Jedem Dokument kann ein individuelles Wiedervorlage-Datum gesetzt werden, damit dieses automatisch in den Bearbeitungsworkflow gelangt.

KnowHowDB Reader

Damit die KnowHowDB noch besser in andere Applikationen wie Intranet, CRM und ERP integriert werden kann, hat die Firma Incite GmbH den neuen HTML5 Reader lanciert. Dieser lässt sich innerhalb einer Sekunde starten und kann zudem einfach mit einem Tablet bedient werden.

Anwendungsmöglichkeiten:

• Suchfeld im Intranet, welches die Suchbegriffe via URL an die KnowHowDB übergibt und danach sucht.
• Link in ein CRM System einfügen, welcher zu einem KnowHowDB Dokument führt.
• Link in ein ERP Systen einfügen, werlcher direkt eine PDF Datei in der KnowHowDB öffnet.
• E-Mail verschicken mit einem Link zu einem bestimmten Dokument.

Zudem bietet der Reader noch einige andere Funktionen, welche dem Mitarbeiter die Suche nochmals vereinfachen.



Nachrichten

Mit dem neuen Modul Nachrichten der Version 6.10 können Mitarbeiter intern miteinander kommunizieren. Der Vorteil liegt darin, dass eine Nachricht und vor allem die angehängten Dateien nur noch 1 Mal vorhanden sind und wenig Speicherplatz belegen.

Konventionell mit Outlook

Konventionell verschickt ein Mitarbeiter z. B. ein E-Mail an 3 Kollegen mit einer Word Datei im Anhang. Das E-Mail bleibt in der Inbox und zusätzlich wird die Word Datei im Dateisystem gespeichert, damit diese wieder gefunden wird. Somit ist die Word Datei an 7 verschiedenen Orten abgelegt. Abgesehen vom hohen Speicherplatz, besitzen die Kollegen bei einer Änderung der Word Datei immer noch den alten Stand.

Konventionell mit Outlook



Mit der KnowHowDB

Bei der KnowHowDB referenzieren alle Nachrichten auf die gleiche Word Datei. Dies spart viel Speicherplatz und alle Mitarbeiter sind bei einer Änderung auf dem neuesten Stand.



Mit KnowHowDB